Il progetto parte da una riflessione sul prossimo avvio della fatturazione elettronica e sulla implicita distorsione conoscitiva contenuta nella norma che non tiene in alcun conto le esigenze operative del contribuente; 

CHI GARANTISCE CHE UN FLUSSO XML BASTERA’?

Premessa

Il Cliente otterrà la visibilità della fattura solo dopo alcuni giorni che, nel caso di scarti per anomalie e riproposizioni, potrebbero aumentare sensibilmente.

Nel frattempo, non può esercitare le normali attività di controllo ed autorizzazione al pagamento che in molti casi è: a vista contro presentazione fattura.

Le norme, in termine di fatturazione elettronica prevedono che ciascun operatore possa conservare i documenti anche se trasmessi e ricevuti in formati diversi.

La circolare 13/E firmata dal direttore generale dell’Agenzia delle Entrate Ernesto Maria Ruffini e pubblicata la sera del 2 luglio 2018 si sviluppa in una serie di risposte ai principali quesiti formulati dalle associazioni di categoria sull’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica.

Prendendo in esame la circolare e per quanto ci può interessare rileviamo che:

• la fattura elettronica deve essere emessa ed inviata tramite SDI che effettua i controlli formali.
• in caso di mancato superamento dei controlli viene recapitata, entro 5 giorni, una “ricevuta di scarto” del file al soggetto mittente sul medesimo canale con cui è stato inviato lo stesso file, pertanto la fattura elettronica si considera non emessa.

Tralasciando le procedure previste per la ripresentazione rileviamo che: la natura del documento elettronico transitato tramite SDI non e’ modificabile o integrabile; l’integrazione o la modifica di una fattura emessa e notificata prevede lo storno della fattura e l’emissione di una nuova fattura.

Ciò che ci ha indotto ad ideare un servizio di cortesia è contenuto al punto 3 della predetta Circolare: REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

3.2 Criteri di conservazione
Si chiede se le fatture transitate tramite il SDI possano essere conservate in formati diversi dall’XML 

Risposta

Riprendendo osservazioni già formulate nel corso di incontri con la stampa specializzata, occorre rammentare che l’articolo 23-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82 (c.d. “Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”), al comma 2, stabilisce che “Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’art.71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratto, se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo della conservazione dell’originale informatico.

Ne deriva che ciascun operatore, conformemente alla propria organizzazione aziendale, potrà portare in conservazione anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati (ad esempio “PDF” – “JPG” o “TXT”) contemplati dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013 (attuativo dello stesso CAD) e considerati idonei ai fini della conservazione.

Si rammenta, in questo senso, che chi emette/riceve fatture elettroniche, ha facoltà di conservare le stesse, così come le altre scritture contabili, tanto sul territorio Nazionale, quanto all’estero, in Paesi con i quali esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza…….

Va inoltre considerato che la fattura elettronica viene emessa anche verso i consumatori privi di partita IVA. Le fatture elettroniche che li riguardano saranno a loro disposizione nel loro cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Inoltre il soggetto emittente dovrà mettere una copia della fattura in formato elettronico a disposizione del Cliente, copia a cui quest’ultimo potrà rinunciare esplicitamente.

Proposta

Il progetto Courtesy Service potrebbe essere classificato come una strategia di marketing finalizzata ad attenuare l’impatto operativo che la fatturazione elettronica provocherà sulla Clientela.

In pratica, la Società metterebbe a disposizione della Clientela un servizio che entro le 12/24 ore dall’invio del file XML allo SDI, fornisce, nel formato elettronico richiesto dal Cliente, copia integrale del documento originale.
Ferma restando la possibilità di continuare ad inviare il cartaceo a chi lo richiedesse.

A regime, si avrà un Cliente soddisfatto dell’attenzione riservatagli ed un importante risparmio economico in termini di affrancatura.

E’ anche prevista un’attività di Mailing atta ad illustrare il Servizio che la Società di Leasing mette a disposizione del Cliente, raccogliere e classificare le adesioni, rispondere ai quesiti del Cliente, garantendo l’eventuale messa a disposizione di duplicati.

I processi operativi saranno discussi direttamente con le Società interessate alle quali sarà messo a disposizione: struttura, sistemi, personale specializzato e linee telefoniche dedicate per l’inevitabile inbound telefonico che si genererà all’inizio del 2019.